En un entorno empresarial en constante cambio, globalizado y donde la competencia es mayor cada día, el teletrabajo, los equipos deslocalizados y el aumento de la movilidad geográfica son estrategias frecuentes en las empresas. Estos equipos “virtuales” permiten ahorrar costes y contar con especialistas que se encuentran fuera de las propias fronteras, ahora una persona con un conocimiento específico pueda ser consultada o desarrollar un proyecto, sin importar la distancia existente. El reto del trabajo en equipo hacia el trabajo colaborativo ya está en marcha, hecho por el cual resulta importante conocer cómo y por qué debemos adaptarnos.

El trabajo en red se impone las nuevas tecnologías y la globalización potencian nuevos sistemas de trabajo. Ante esta realidad surge una nueva necesidad: las herramientas colaborativas.

 

Si bien es cierto que llevamos ya varios años conviviendo con ellas, no es hasta hace poco tiempo que su uso se está generalizando y optimizando, observándose el valor añadido que aportan a la organización.

Del intercambio de información mediante correo electrónico y documentos adjuntos al compañero de la oficina o mesa de al lado, hemos pasado a contar con una amplia variedad de recursos a nuestra disposición. Las herramientas informáticas se adaptan cada vez más a nuestras necesidades particulares, incluso, aquellas herramientas que fueron planteadas desde su origen para trabajo individual, se adaptan a las nuevas necesidades colaborativas, fomentando la tendencia del mercado hacia el trabajo deslocalizado y el teletrabajo.

Los comienzos del uso de las nuevas herramientas colaborativas fueron tímidos, con Lotus Notes como principal referente, pero no se llegó a extender su uso hasta que fueron una realidad social impuesta más por su uso en el ámbito del ocio que en el profesional. Actualmente, las nuevas tecnologías se han convertido sin darnos cuenta en parte de nuestro trabajo diario.

Como ejemplo de la adaptación de las nuevas tecnologías y su continuo desarrollo se pueden mencionar ejemplos de sobra conocidos. Hasta hace poco, el trabajo se realizaba de forma individual, bien en hoja de cálculo o procesador de texto, para luego enviarlo a los compañeros de trabajo para revisar o completar. Hoy los archivos se pueden compartir simplemente mediante el uso de las “nubes” y otras herramientas tan básicas e integradas en nuestro día a día como el correo electrónico y sus calendarios interactivos, las redes sociales o los chats.

Aunque menos conocidos, también resultan esenciales en el trabajo colaborativo otros programas como puede ser Prezi, que se plantea como una alternativa creativa a la presentación mediante PowerPoint. Entre sus muchas diferencias destaca la posibilidad de ser editada mediante varias personas simultáneamente, con una visibilidad bastante intuitiva de la parte que está siendo modificada por cada uno de los colaboradores.

Los Pads o Google Drive son otra de estas utilidades con tantas posibilidades y que todavía quedan relegados a un cierto anonimato. Estas herramientas permiten la edición de textos de forma simultánea con niveles de eficiencia realmente sorprendentes si se siguen los protocolos adecuados. Estos programas coordinan la edición de textos largos y de complicada revisión con ideas tan sencillas con un chat integrado y la numeración de líneas, entre otras funciones añadidas.

Podríamos extendernos enumerando programas y aplicaciones de utilidad durante mucho tiempo, con ejemplos como GanttProject para la realización de los conocidos diagramas de Gantt, programas de voz como Skype para reuniones mediante voz y cámara, las wikis como estructuras de conocimiento sumatorio, aplicaciones para captar opiniones como por ejemplo en encuestas (hay muchos de acceso libre) o incluso para concertar reuniones como pueden ser Doodle.

Lo importante es que ya están a nuestra disposición, son de fácil acceso y, en muchos casos, sin un coste añadido.

Tenemos que actualizar nuestra metodología de trabajo, tanto en nuestra actitud hacia estas herramientas y su valor añadido, como en la formación en conocimientos técnicos para explotar su verdadero potencial Estos nos permitirá obtener beneficios, ahorro en costes, mejora de la calidad e incluso crear entornos de trabajo motivadores.

Cada programa que incorporamos termina devolviéndonos el esfuerzo invertido en aprenderlo muchas veces multiplicado. La clave, como tantas veces vendrá en el uso que les demos. Si queremos ser competitivos debemos formarnos y adaptarnos antes de que otras empresas que si lo hagan terminen superándonos mediante el trabajo en equipo eficiente.

Pero el reto de las nuevas tecnologías no es una lucha en solitario, no es solo una persona la que debe aprender y considerar adecuado el uso de este tipo de programas. Es la suma de esfuerzos cuando las tecnologías unidas al trabajo coordinado se convierten en verdaderos potenciales de cambio organizacional. Vivimos en el siglo de las redes, y estas se basan en el trabajo en equipo. El trabajo global siempre es más que la suma de las partes, por lo que evitar duplicidades y acortar los tiempos de espera entre los procesos de comunicación ahorra dinero, esfuerzo y tiempo.

Recuerda que el recurso más valioso no eso sólo tu tiempo, sino el de todos los que te rodean. Merece la pena perder 10 minutos de tu tiempo si con ellos ahorras 5 a cada uno de los miembros de tu equipo, dado que no es una pérdida, sino una inversión.


Jaume Sánchez · consultor Equipo Humano